Das Friseur-Beratungsformular: was zu erfassen ist und warum.

Die meisten Beratungsformulare sind für die zehn Minuten vor einem Gottesdienst konzipiert. Nur sehr wenige sind für den Anruf achtzehn Monate später konzipiert, bei dem jemand fragt, was Sie wussten, was Sie gesagt haben und was der Kunde vereinbart hat.

Diese zweite Aufgabe ist die schwierigere und sie ist der Grund, warum der Datensatz existiert.

Wozu dient der Datensatz eigentlich?

Ein Beratungsdatensatz erledigt drei separate Aufgaben, und die meisten Vorlagen erledigen nur die erste.

1. Entscheiden Sie sich jetzt gut. Stellen Sie fest, ob der Service geeignet ist, welches Ergebnis realistisch ist und was erforderlich ist.
2. Wiederholen Sie die Entscheidung. Lassen Sie den gleichen Stylisten in sechs Wochen oder einen anderen dort weitermachen, wo der letzte Besuch endete, ohne den Kunden noch einmal zu befragen.
3. Zeigen Sie, was passiert ist. Erstellen Sie Monate später einen datierten Bericht über das, was zu diesem Zeitpunkt bekannt war und entschieden wurde.

Der dritte Job ändert, was Sie aufschreiben. Eine Notiz mit der Aufschrift „Der Kunde ist mit der Farbe zufrieden“ ist für den ersten Auftrag in Ordnung und für den dritten nutzlos.

Es lohnt sich auch, den Fehlermodus offen zu sagen. Das Formular ist nicht die Beratung. Ein am Waschbecken unterschriebenes Zettelblatt nach einem Gespräch, das nie wirklich stattgefunden hat, erweckt bei einem Salon falsches Vertrauen und verschafft einem Schadensbearbeiter ein leichtes Ziel. Eine kurze Platte mit echtem Inhalt übertrifft eine lange Form, die aus Gewohnheit erstellt wird.

Was jede Beratungsakte braucht

Unabhängig vom Dienst sollte der Datensatz dieselben neun Fragen beantworten.

Der Datensatz sollte angezeigt werden	In der Praxis
Wer der Kunde ist	Name, Kontaktdaten und ob sie neu bei diesem Dienst sind
Wer hat sie gesehen?	Das genannte Teammitglied, nicht „der Salon“
Wann	Datum und Uhrzeit, nicht nur ein Besuchsmonat
Was sie dir gesagt haben	Vorherige Farbe, Heim- oder Kastenfarbe, Henna, Entspannungsmittel, frühere Reaktionen, alles, was in der Produktanleitung gefragt wird
Was Sie beobachtet haben	Kopfhaut und Hautzustand, bestehende Schäden, Bruch, Porosität, Nachwachsen
Was Sie getestet haben	Allergiewarntest, Strangtest, Elastizitätstest – mit Daten und Ergebnissen
Was Sie empfohlen haben	Die von Ihnen beschriebene Empfehlung und das realistische Ergebnis
Was vereinbart wurde	Service, voraussichtliche Zeit, Preis und Nachsorge
Was sie abgelehnt haben	Alle Ratschläge, die der Kunde nicht angenommen hat, und was Sie dazu gesagt haben

Die letzte Zeile wird leer gelassen und ist oft die wertvollste Zeile in der Datei.

Ein funktionierendes Beispiel

Zwei Versionen desselben Termins. Das erste ist, was die meisten Formulare sammeln:

Farbkorrektur. Mit dem Kunden besprochen. Kunde zufrieden. Patchtest durchgeführt.

Der zweite ist ein Datensatz:

14. Februar, 10:15. Der Kunde berichtet, dass die Farbe zu Hause vor etwa sechs Wochen aufgetragen wurde – Supermarktschachtel, dunkelbraun, keine Verpackung verfügbar. Bisher wurden keine Reaktionen gemeldet. Allergiewarntest am inneren Ellenbogen 12. Februar 10:20 von R. Okafor unter Verwendung von [Produkt und Farbton];gelesen am 14. Februar 10:10 von R. Okafor, keine Reaktion. Strangtest im Nacken 10:25: 20 Minuten Heben auf Stufe 6, mittlere Längen zeigen Bruch unter Spannung. Empfohlene zweistufige Aufhellung über zwei Termine im Abstand von sechs Wochen mit einer Bonding-Behandlung dazwischen. Der Kunde bat um ein Einzelsitzungsergebnis.davon abgeraten und das Bruchrisiko erläutert. Der Kunde stimmte dem zweistufigen Plan zu. Nachsorge besprochen und ausgedrucktes Blatt gegeben.

Das Schreiben des zweiten dauert etwa neunzig Sekunden. Es ist der Unterschied zwischen einer Erinnerung und einem Dokument.

Patch-Test und Allergiegeschichte

Der häufigste Fehler bei der Führung von Salonunterlagen ist die Annahme von „48 Stunden“ als Regel. Es ist nicht die Regel. Maßgeblich sind die Anweisungen, die dem spezifischen Produkt beiliegen, das Sie verwenden möchten. In Großbritannien verkaufte kosmetische Produkte müssen die besonderen Vorsichtsmaßnahmen enthalten, die bei der Verwendung zu beachten sind, einschließlich aller besonderen Vorsichtshinweise für Produkte, die für den professionellen Gebrauch bestimmt sind – diese Anforderung gilt Artikel 19 der entsprechenden Kosmetikverordnung. Diese Vorsichtsmaßnahmen unterscheiden sich je nach Marke und Produkttyp und werden überarbeitet, so dass ein Salon, der sich an eine gemerkte Nummer und nicht an die aktuelle Broschüre hält, keinen Grund hat, sich darauf zu berufen, wenn die beiden jemals voneinander abweichen.

Hinter der bekannten Abbildung steckt ein in der Industrie weit verbreitetes Verfahren. Die CTPA berichtet a Empfehlung für einen harmonisierten Allergiewarntest veröffentlicht von Cosmetics Europe im Jahr 2023: Kleine Mengen Farbstoff und Entwickler mischen, auf die Innenseite des Unterarms auftragen, nach 45 Minuten entfernen und wenn innerhalb von 48 Stunden keine Reaktion auftritt, kann der Farbstoff aufgetragen werden. Nützlich zu wissen – es ist jedoch eine Empfehlung für den Inhalt der Produktanweisungen und kein Ersatz für deren Lektüre.

Die NHS-Leitlinien zu Haarfärbereaktionen erklärt, warum das zugrunde liegende Risiko real ist: Viele permanente und einige semipermanente Farbstoffe enthalten PPD (Paraphenylendiamin), das die Haut reizen oder eine allergische Reaktion auslösen kann, und ein früheres schwarzes Henna-Tattoo erhöht aufgrund seines PPD-Gehalts das Risiko. Es wird auch darauf hingewiesen, dass es bis zu 72 Stunden dauern kann, bis Symptome auftreten – das sollte man wissen, bevor jemand „bis zum Tee ist nichts passiert“ als eindeutiges Ergebnis ansieht.

Protokollieren Sie für den Datensatz selbst sechs Dinge, nicht eines:

• das Produkt und den Farbton sowie die Charge, wo es praktisch ist, es zu erfassen;
• Datum und Uhrzeit der Testanwendung sowie Position am Körper;
• wer hat es angewendet;
• das Datum und die Uhrzeit gelesen;
• wer es gelesen hat;
• das Ergebnis in Worten.

Die meisten Salons erfassen die ersten drei. Das Lesen ist der Teil, der zählt, wenn es jemals in Frage gestellt wird, denn ein ungelesener Test ist kein Test. Wenn ein Kunde zu Hause einen Test durchführt, notieren Sie, wer ihn geliefert hat, welche Anweisungen dazu gehörten und was der Kunde zurückgemeldet hat – und machen Sie in der Aufzeichnung deutlich, dass die Messung vom Kunden stammte und nicht von Ihnen.

Legen Sie eine schriftliche Regel für Wiederholungstests fest, die den Produktanweisungen entspricht, und notieren Sie die Regel, die Sie befolgen.„Wir testen nur neue Kunden“ ist eine Richtlinie;Ob es das Richtige ist, hängt ganz davon ab, was der Hersteller sagt. Die Leitlinien der National Hair & Beauty Federation zu Allergie-Alarmtests und Versicherung legt den Standpunkt der Handelsorganisation dazu dar, wann ein wiederkehrender Kunde mit einem Fragebogen statt mit einem neuen Test behandelt werden kann, und wie Testaufzeichnungen mit der Systemversicherung interagieren – lesen Sie sie zusammen mit Ihrer eigenen Police und nicht anstelle dieser.

Warum eine mündliche Kontrolle nicht ausreicht

Salonbesitzer sagen oft eine Version von: Ich frage immer. Ich habe diese Frage zehntausend Mal gestellt. Das ist mit ziemlicher Sicherheit wahr, und darum geht es nicht.

Das Problem ist das Timing. Eine Beschwerde über eine Dienstleistung geht in der Regel erst Wochen später ein, und eine Reklamation kann weitaus später erfolgen. Unter Abschnitt 11 des Limitation Act 1980gilt für einen Personenschadensanspruch in der Regel eine dreijährige Frist ab dem Datum, an dem der Klagegrund entstanden ist, oder dem späteren Datum, an dem der Kläger davon Kenntnis erlangt. Abschnitt 28 erweitert diese Uhr, wenn die Person zum Zeitpunkt der Entstehung eine Behinderung hatte: Für einen Klienten, der zu diesem Zeitpunkt ein Kind war, können die drei Jahre stattdessen ab dem achtzehnten Geburtstag laufen. Bis dahin ist der Stylist möglicherweise gegangen, das Tagebuch wurde möglicherweise migriert und das Gespräch ist verschwunden.

Was erhalten bleibt, ist das, was Sie an diesem Tag aufgeschrieben haben. Daraus ergeben sich drei Konsequenzen.

• Die Rekonstruktion ist schwach. Eine Notiz, die nach einer Beschwerde geschrieben wurde, hat weitaus weniger Gewicht als eine, die geschrieben wurde, bevor irgendjemand wusste, dass es eine Beschwerde geben würde, und eine Aufzeichnung, die zurückdatiert zu sein scheint, ist schlimmer als keine Aufzeichnung.
• Der Standard entspricht dem, was ein kompetenter Salon tun würde. Unter Abschnitt 49 des Consumer Rights Act 2015enthält jeder Vertrag über die Erbringung einer Dienstleistung die Bedingung, dass der Händler diese mit angemessener Sorgfalt und Sachkenntnis ausführen muss. Mit einer zeitgleichen Aufzeichnung zeigen Sie, wie angemessene Pflege an diesem Tag aussah.
• Ihre Police kann davon abhängen. Behandlungs- und Berufshaftpflichtversicherungen enthalten üblicherweise Bedingungen zur Befolgung der Herstelleranweisungen und zur Aufbewahrung unterzeichneter Testaufzeichnungen für eine bestimmte Anzahl von Jahren. Der oben verlinkte NHBF-Leitfaden beschreibt dieses Muster für seine eigene Systempolitik;Für Sie wird es eine eigene Version geben, und kein Artikel kann Ihnen sagen, was darin steht.

Der letzte Punkt verdient eine konkrete Aktion und kein Schulterzucken. Senden Sie Ihrem Broker eine E-Mail: Welche Bedingungen dieser Richtlinie hängen von einem Beratungs- oder Testprotokoll ab und was genau muss das Protokoll enthalten? Behalten Sie die Antwort. Dies ist die einzige Version dieser Antwort, die auf Ihren Salon zutrifft, und ein Makler benötigt normalerweise zehn Minuten, um ihn zu schreiben.

Aufnahmeverweigerung und Haftungsausschluss

Das unangenehme Gespräch ist vorhersehbar, also schreiben Sie es einmal durch. Ein Kunde möchte heute Farbe und hatte keinen Test. Oder hatte „Hundert Farben, nie ein Problem“. Oder bietet an, etwas zu unterschreiben.

Zwei Dinge sollten Sie verstehen, bevor Sie sich entscheiden.

Eine Signatur macht einen ungeeigneten Dienst nicht geeignet und erfüllt nicht die Aufgabe, die die Leute annehmen. Abschnitt 65 des Consumer Rights Act 2015 besagt, dass ein Händler die Haftung für Tod oder Körperverletzung aufgrund von Fahrlässigkeit nicht durch eine Vertragsklausel oder eine Mitteilung ausschließen oder einschränken kann – und in Unterabschnitt (2) wird nicht davon ausgegangen, dass eine Person ein Risiko freiwillig übernommen hat, nur weil sie einer solchen Klausel zugestimmt oder davon gewusst hat. Im Klartext: Der Verzicht überträgt das Risiko nicht und eine echte Sensibilisierung wird nicht durch Papierkram verhindert.

Der nützliche Schritt ist also kein besserer Haftungsausschluss. Es ist eine bessere Bilanz. Wie auch immer Sie sich entscheiden, schreiben Sie Folgendes auf:

• was der Kunde verlangt hat;
• was Sie empfohlen haben, in den Worten, die Sie tatsächlich verwendet haben;
• was der Kunde als Antwort gesagt hat;
• was Sie getan haben – auf geänderter Basis fortgefahren, einen alternativen Service angeboten oder abgelehnt haben.

Ein abgelehnter Dienst ist ein vertretbarer Datensatz. „Der Kunde hat eine Farbe ohne aktuellen Allergietest angefordert; abgelehnt, die Anweisung des Herstellers erläutert, einen Schnitt und einen Testtermin für Donnerstag angeboten; der Kunde hat Donnerstag gebucht“ ist ein absolut gutes Ergebnis und die Protokollierung dauert zwanzig Sekunden.

Vereinbaren Sie im Voraus, wer diesen Anruf tätigen darf. Wenn sich ein Junior-Stylist zwischen einer Police und einem unzufriedenen Kunden am Schreibtisch entscheiden muss, verliert die Police normalerweise.

Schönheits- und ästhetische Behandlungen

Ein Haarfärbeprotokoll und ein Wachsprotokoll sind nicht dasselbe Dokument, und ein einziges Megaformular, das das gesamte Menü abdeckt, neigt überall dazu, halb ausgefüllt zu sein.

Fragen Sie, was jeder Dienst wirklich erfordert:

• Wachsen und Enthaaren: hautverdünnende Medikamente, kürzliche Sonneneinstrahlung oder -behandlungen und alles, was in den Anweisungen des Wachsherstellers angegeben ist.
• Wimpern- und Augenbrauenservice: Klebstoff- und Tönungshistorie, frühere Reaktionen und die eigenen Testanforderungen des Tönungsherstellers.
• Nägel: frühere Reaktionen auf Acrylat- oder Methacrylatsysteme und der Zustand des Naturnagels.
• Massage- und Körperbehandlungen: Kontraindikationen, Schwangerschaft, kürzliche Operation und was der Kunde offenlegen möchte.
• Hautbehandlungen und Needling: Diese unterliegen möglicherweise der Lizenzierung der örtlichen Behörden, und die Lizenzbedingungen können festlegen, was Sie aufzeichnen müssen.

Es lohnt sich, zwei Grenzen zu prüfen und nicht anzunehmen.

Die Lizenzierung variiert je nach Gemeinde. In London benötigen Räumlichkeiten, die für Massage, Maniküre, Akupunktur, Tätowierung, kosmetisches Piercing und ähnliche „Sonderbehandlungen“ genutzt werden, eine Lizenz des zuständigen Bezirks Abschnitt 6 des London Local Authorities Act 1991, und der Rat kann Bedingungen für die Qualifikation des Personals, die Hygiene und die Arbeitsweise festlegen. Andernorts in England und Wales sind Akupunktur, Tätowierung, semipermanente Hautfärbung, kosmetisches Piercing und Elektrolyse registriert Teil VIII des Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982. Keines der beiden Regime gibt auf den ersten Blick eine Kundendatensatzpflicht vor;Die Führung von Aufzeichnungen erfolgt in der Regel über Lizenzbedingungen und örtliche Verordnungen. Genau aus diesem Grund fragen Sie Ihr eigenes Lizenzierungsteam und nicht eine Vorlage.

Nicht-chirurgische kosmetische Eingriffe befinden sich in der Reformphase. Abschnitt 180 des Health and Care Act 2022 gibt Ministern die Befugnis, in England ein Lizenzsystem für Verfahren einzuführen, die Injektionen, in die Haut eindringende Substanzen, Nadeln, Fäden und die Anwendung von Licht, Strom, Kälte oder Wärme umfassen. Der Antwort der Regierung auf die Konsultation gibt die beabsichtigte Richtung vor, das Schema ist jedoch noch nicht in Kraft. Wenn Sie diese Dienste anbieten, überprüfen Sie die aktuelle Position bei Ihrem Berufsverband, anstatt daraus Rückschlüsse zu ziehen.

Widerstehen Sie dem Drang, eine vollständige Krankengeschichte zu sammeln, denn eine heruntergeladene Vorlage enthielt eine solche. Fragen Sie nach den Anforderungen des Dienstes. Das Sammeln von Gesundheitsinformationen, für die Sie keinen Nutzen haben, schafft Verpflichtungen, ohne Sicherheit zu schaffen.

Wer darf es sehen?

Konsultationsaufzeichnungen enthalten routinemäßig Gesundheitsinformationen, bei denen es sich nach dem britischen Datenschutzrecht um Daten einer besonderen Kategorie handelt, die mehr Sorgfalt erfordern als eine Telefonnummer. Die Einzelheiten der Rechtsgrundlage, der Bedingungen gemäß Artikel 9 und der Rechteanträge werden im behandelt UK DSGVO-Checkliste für Schönheitssalons;In diesem Abschnitt geht es nur um die Betriebskanten.

• Beschränken Sie den Zugriff nach Rolle. Die Tatsache, dass jeder alles lesen kann, ist bequem und schwer zu verteidigen.
• Beobachten Sie den Bildschirm. Ein auf einem Tablet an der Rezeption geöffneter Beratungsdatensatz ist für den nächsten Kunden in der Warteschlange sichtbar.
• Sehen Sie sich die Nachrichtenvorschauen an. Nichts in einer Terminerinnerung sollte eine Behandlung oder ein Gesundheitsdetail auf einem Sperrbildschirm preisgeben.
• Bewahren Sie es an einem Ort auf. Notizen, die auf einem privaten Telefon fotografiert oder per E-Mail an das eigene Konto eines Stylisten gesendet werden, sind die Version, die Sie nicht finden, nicht kontrollieren und nicht löschen können.

Hinzu kommt das eigene Zugriffsrecht des Kunden. Menschen können eine Kopie ihrer persönlichen Daten anfordern, und ein Konsultationsprotokoll ist direkt darin enthalten. Dies ist die praktische Regel, die folgt: schreibt jede Notiz so, als ob der Client sie lesen würde. Klinisch, spezifisch und neutral übersteht diesen Test. Kurzfassung über die Persönlichkeit eines Klienten nicht.

Wie lange der Datensatz aufbewahrt werden soll

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen von Salonberatungen, und jede Vorlage, die eine solche mit Sicherheit angibt, ist eine Vermutung. Was existiert, ist eine Reihe von Eingaben, die Sie selbst abwägen.

• Datenschutz-Speichergrenzen. Sie sollten personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren, als Sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Die Aufbewahrung ist in der geregelt UK DSGVO-Leitfaden.
• Verjährungsfristen. Die oben beschriebenen Fenster sind der Grund dafür, dass eine einjährige Schadensregulierung dazu führen kann, dass Sie nicht in der Lage sind, einen Anspruch zu beantworten, der noch durchaus durchsetzbar ist.
• Ihre Versicherungsbedingungen. Einige Richtlinien legen fest, wie lange Beweise aufbewahrt werden müssen. Fragen.
• Lokale Lizenz- und Berufsverbandsbedingungen, wo sie für Ihre Dienste gelten.

Dann machen Sie das, was die meisten Salons überspringen: Notieren Sie den Punkt und der Grund, pro Datensatztyp.„Farbberatungs- und Testaufzeichnungen: X Jahre lang aufbewahrt, weil Y“ ist eine Entscheidung, die Sie verteidigen und überdenken können.„Wir haben einfach nie etwas gelöscht“ ist keine Aufbewahrungsrichtlinie und erhöht stillschweigend die Menge, die Sie offenlegen müssten und die Sie bei einem Verstoß verlieren würden.

Eine bestimmte Falle ist es wert, erwähnt zu werden. Wenn ein Kunde darum bittet, aus Ihrem Marketing entfernt zu werden, oder Sie bittet, sein Konto zu löschen, ist das nicht automatisch eine Anweisung zur Vernichtung eines Sicherheitsprotokolls, das Sie aus gutem Grund aufbewahren sollten. Behandeln Sie die beiden Fragen getrennt und notieren Sie das Ergebnis.

Papier-, Tablet- oder Salonsystem

Das Format hat weniger als fünf Eigenschaften. Erzielen Sie ehrlich alles, was Sie jetzt gegen sie einsetzen.

Frage	Papierdatei	PDF per E-Mail	Eintrag im Buchungssystem
Können Sie den Datensatz eines benannten Kunden von vor 19 Monaten in weniger als fünf Minuten finden?	Manchmal	Selten	Normalerweise
Überlebt es den Abgang eines Friseurs?	Bei zentraler Speicherung	Nr	Ja
Können Sie anzeigen, wann es erstellt und geändert wurde?	Nur handschriftlich	Nr	Wenn das System den Verlauf speichert
Können Sie einschränken, wer es liest?	Physisch	Nr	Nach Rolle
Wird es termingerecht zerstört?	Nur wenn sich jemand erinnert	Nr	Wenn die Aufbewahrung konfiguriert ist

Papier wird nicht disqualifiziert – eine gut geführte Zentraldatei schlägt eine schlecht gepflegte Datenbank. Aber zwei Eigenschaften sind schwer zu fälschen. Ein gemeinsam genutztes Dokument, das jeder ohne Historie bearbeiten kann, ist ein schwacher Beweis, und ein Datensatz, den niemand unter Druck finden kann, existiert möglicherweise genauso gut nicht.

Wo immer sich der Datensatz befindet, sollte er neben dem Termin stehen, zu dem er gehört. Die Konsultationshistorie bleibt erhalten Schönheitssalon CRM denn bei der Buchung geht es vor allem ums Abrufen: Der Stylist, der die letzte Farbformel braucht, steht am Stuhl, nicht an einem Aktenschrank.

Halten Sie die Aufzeichnungen ehrlich

Die Gewohnheit, Aufzeichnungen zu führen, verfällt heimlich. Zwei Regeln halten es am Leben.

Nehmen Sie niemals stillschweigend Änderungen vor. Wenn etwas korrigiert werden muss, fügen Sie einen datierten Nachtrag hinzu und sagen Sie, wer ihn hinzugefügt hat und warum. Durch das Überschreiben des Originals wird die einzige Eigenschaft zerstört, die die Aufzeichnung wertvoll gemacht hat.

Korrigieren Sie das Formular, nicht das Notensystem. Ziehen Sie einmal im Monat zufällig fünf echte Datensätze heraus und lesen Sie sie wie ein Außenstehender. Wenn das gleiche Feld in vier von fünf Fällen leer ist, liegt ein Designproblem vor: Die Frage ist unklar, schlecht platziert oder wirklich unnötig. Kürzen Sie das Formular, bis jedes Feld eines ist, das tatsächlich von jemandem ausgefüllt wird.

Der Unterschied zwischen einem Formular und einem Datensatz besteht nicht in der Länge oder im Layout. Ein Formular sammelt Unterschriften. Mithilfe einer Aufzeichnung kann ein kompetenter Fremder rekonstruieren, was Sie wussten, was Sie gesagt haben und was vereinbart wurde – an einem Tag, an dem Sie nicht da sind, um es zu erklären.